Política de Privacidade e Proteção de Dados | Doclify

1. Compromisso e Identificação da Controladora

A empresa FRANCISCO KLEDSON FIRMINO DE OLIVEIRA (Nome Fantasia: FIRMX SOLUÇÕES), inscrita no CNPJ/MF sob o nº 66.986.298/0001-69, operadora e mantenedora da plataforma Doclify, assume o compromisso irrevogável de zelar pela confidencialidade, integridade e proteção dos dados pessoais de seus usuários, contadores parceiros, afiliados, empresas clientes e tomadores de serviços.

Esta Política detalha a coleta, uso, armazenamento, processamento e descarte de dados pessoais e fiscais, com estrita observância à Lei Geral de Proteção de Dados (Lei nº 13.709/2018 - LGPD), ao Marco Civil da Internet (Lei nº 12.965/2014) e às normas tributárias aplicáveis.

2. Papéis no Tratamento de Dados: Controlador vs. Operador

A LGPD diferencia claramente os agentes de tratamento conforme a natureza e finalidade das informações:

FIRMX SOLUÇÕES como Controladora

A FIRMX SOLUÇÕES atua como Controladora quanto aos dados cadastrais e de faturamento dos seus clientes diretos (contadores, administradores de escritórios e afiliados), dados de acesso, chaves PIX cadastradas, telefones e registros de conexão.

FIRMX SOLUÇÕES como Operadora

Em relação aos dados de pessoas físicas ou jurídicas discriminados nos documentos fiscais emitidos (dados de tomadores e prestadores de serviços), o Cliente/Escritório figura como Controlador, e o Doclify atua como Operador, tratando as informações estritamente para a geração do XML, assinatura digital e transmissão aos fiscos municipais e nacionais.

3. Categorias de Dados Coletados

Coletamos e tratamos as seguintes categorias de dados:

Dados de Identificação Cadastral: Nome completo, razão social, nome fantasia, CPF ou CNPJ, Inscrição Municipal, Inscrição Estadual, endereço fiscal, e-mail e número de telefone/WhatsApp;
Credenciais de Acesso e Autenticação: E-mail de login, senha criptografada com algoritmo de hash unidirecional seguro (Bcrypt) e tokens de sessão de autenticação;
Dados de Afiliados e Parceiros: CPF/CNPJ do promotor, chave PIX e respectivo tipo (CPF, CNPJ, E-mail, Telefone, EVP), notas fiscais de intermediação (XML/DANFSe) ou comprovantes de autônomo (RPA);
Dados de Pagamento de Assinaturas: Identificador do cliente no gateway Asaas, histórico de faturas, método de pagamento utilizado (PIX, Boleto ou Cartão de Crédito) e dados de confirmação de liquidação bancária;
Certificados Digitais A1: Arquivo protegido (.pfx/.p12) e senha cifrada em chave simétrica de segurança militar (AES-256-GCM);
Documentos Fiscais Eletrônicos: XMLs de NFS-e, eventos fiscais, DANFSe, alíquotas de impostos, códigos de CNAE e itens de serviço prestados;
Registros de Conexão (Logs): Endereço IP de origem, porta lógica, data e hora da conexão e ações de sistema (em estrito atendimento ao Art. 15 da Lei nº 12.965/2014).

4. Bases Legais e Finalidades do Tratamento (Art. 7º LGPD)

Todo e qualquer tratamento de dados na plataforma Doclify fundamenta-se estritamente nas seguintes hipóteses autorizadoras da LGPD:

1. Execução de Contrato ou Procedimentos Preliminares (Art. 7º, V): Viabilizar a criação de contas, gestão de planos SaaS, processamento de mensalidades, apuração de franquias, cálculo e repasse de comissões de afiliados e prestação de suporte técnico.

2. Cumprimento de Obrigação Legal ou Regulatória (Art. 7º, II): Transmissão oficial de declarações e documentos fiscais eletrônicos às Secretarias Municipais de Finanças (SEFIN) e Receita Federal do Brasil, guarda decadencial de documentos fiscais por 5 anos (Código Tributário Nacional) e manutenção de registros de conexão por 6 meses (Marco Civil da Internet).

3. Exercício Regular de Direitos em Processo (Art. 7º, VI): Defesa dos interesses da FIRMX SOLUÇÕES em processos judiciais, administrativos ou arbitrais, bem como comprovação fiscal de transações.

4. Legítimo Interesse do Controlador (Art. 7º, IX): Monitoramento de integridade sistêmica, segurança cibernética, prevenção contra ataques e procedimentos automatizados de auditoria e combate à fraude cadastral e auto-indicação de cupons.

5. Prevenção a Fraudes e Cruzamento Cadastral de Afiliados

Com base no Legítimo Interesse (Art. 7º, IX) e no Cumprimento de Obrigações Fiscais (Art. 7º, II), a plataforma implementa mecanismos de prevenção a fraudes cadastrais e vedação de auto-indicação (anti self-referral) no âmbito de seu programa de afiliados.

Procedimentos de Auditoria Cruzada

Ao resgatar um cupom de afiliado ou solicitar saque de comissão, o sistema poderá realizar a validação cruzada automatizada e pontual entre:

O CPF/CNPJ do titular do cartão de crédito ou pagador cadastrado no gateway financeiro Asaas;
O número de telefone e WhatsApp cadastrado na organização compradora e no perfil de afiliado;
A chave PIX informada para resgate financeiro;
Registros públicos oficiais do Quadro de Sócios e Administradores (QSA) perante a base de dados pública da Receita Federal do Brasil.

Essas consultas têm o propósito exclusivo de verificar se o titular do cupom coincide com o beneficiário do plano ou de seu quadro societário direto, prevenindo simulações fraudulentas de compra. Tais informações não são comercializadas ou compartilhadas com quaisquer terceiros estranhos a essa finalidade.

6. Segurança da Informação, Criptografia e RLS

Adotamos salvaguardas técnicas e administrativas rigorosas para resguardar as informações tratadas:

Criptografia em Trânsito (TLS 1.3): Toda a comunicação entre os terminais dos usuários e os servidores é protegida por certificados SSL/TLS modernos com algoritmos criptográficos robustos (HTTPS);
Criptografia Militar AES-256-GCM para Certificados: O armazenamento de Certificados Digitais A1 e respectivas senhas dá-se sob criptografia simétrica com chave mestra isolada. A assinatura do XML ocorre efemeramente em memória volátil;
Isolamento Absoluto de Dados via RLS (Row Level Security): 100% das tabelas do banco de dados operam com controle estrito de nível de linha (*Row Level Security*), garantindo que cada escritório/empresa acesse com exclusividade apenas as suas próprias informações;
Hashing Unidirecional de Senhas: As senhas dos usuários nunca são gravadas em texto plano, utilizando funções criptográficas de derivação com salt (Bcrypt).

7. Compartilhamento Estrito de Dados com Terceiros

A FIRMX SOLUÇÕES NÃO COMERCIALIZA, ALUGUA, CEDE OU DISPONIBILIZA DADOS PESSOAIS PARA FINALIDADES DE MARKETING OU PUBLICIDADE DE TERCEIROS.

O compartilhamento ocorre restrita e exclusivamente com os parceiros necessários para a execução dos serviços contratados:

Autoridades Tributárias e Fazendárias: Secretarias Municipais de Finanças (SEFIN) e Receita Federal do Brasil (RFB), por dever legal de transmissão de notas fiscais;
Gateway Financeiro Credenciado (Asaas Gestão Financeira S.A.): Processamento de cobranças de assinaturas, controle de inadimplência e transferências de saques de comissões via PIX;
Infraestrutura e Bancos de Dados em Nuvem: Provedores de hospedagem com certificações internacionais de segurança (ISO 27001 e SOC 2), como Supabase e Cloudflare;
Canais de Entrega e Notificação: Provedores de e-mail transacional e mensageria para envio de notas fiscais autorizadas e comunicados de segurança.

8. Transferência Internacional de Dados

Para assegurar alta disponibilidade e redundância contra falhas, alguns servidores de banco de dados e computação em nuvem podem estar sediados no exterior (Estados Unidos ou União Europeia). Nesses casos, a FIRMX SOLUÇÕES assegura que os fornecedores internacionais selecionados submetem-se a rigorosos padrões de conformidade global e fornecem salvaguardas equivalentes às da LGPD (Capítulo V).

9. Prazos de Armazenamento e Guarda Fiscal

Os períodos de guarda são estruturados conforme imperativo legal:

Documentos Fiscais Eletrônicos (XML e DANFSe): Mantidos pelo prazo mínimo decadencial de 5 (cinco) anos, consoante os artigos 173 e 174 do Código Tributário Nacional (CTN);
Registros de Conexão a Aplicações: Conservados sob sigilo pelo período legal de 6 (seis) meses, em cumprimento ao Art. 15 da Lei nº 12.965/2014 (Marco Civil da Internet);
Comprovantes Fiscais de Saque de Afiliados (NFS-e e RPA): Armazenados pelo prazo decadencial de 5 (cinco) anos para atendimento a fiscalizações tributárias e auditoria contábil da FIRMX SOLUÇÕES;
Dados de Cadastro de Contas Ativas: Retidos durante a vigência do contrato ou até requerimento legítimo de eliminação, ressalvadas as hipóteses legais de conservação obrigatória.

10. Direitos do Titular de Dados Pessoais (Art. 18 LGPD)

O Titular de dados tem o direito de solicitar a qualquer momento à FIRMX SOLUÇÕES:

Confirmação da existência de tratamento

Acesso facilitado aos seus dados pessoais tratados

Correção de dados incompletos, inexatos ou desatualizados

Anonimização, bloqueio ou eliminação de dados excessivos

Portabilidade dos dados (exportação em lote .ZIP de notas)

Eliminação dos dados tratados com consentimento

Informação sobre entidades públicas e privadas de compartilhamento

Revogação do consentimento, nos termos da lei

Ressalva Legal: A eliminação de dados não se aplica a registros cuja conservação seja expressamente exigida por legislação tributária ou obrigação regulatória fiscal (Artigo 16, inciso I, da LGPD).

11. Cookies e Tecnologias de Sessão

A plataforma Doclify adota exclusivamente cookies técnicos e estritamente necessários para autenticação, controle de sessão ativa e mitigação de vulnerabilidades (como ataques de CSRF). Não utilizamos cookies invasivos para rastreamento comportamental de publicidade externa de terceiros.

12. Encarregado de Proteção de Dados (DPO) e Contato

Para exercer seus direitos de titular, requerer esclarecimentos ou tratar de quaisquer assuntos relacionados à privacidade e proteção de dados, entre em contato diretamente com o nosso Encarregado de Proteção de Dados (DPO):

Controladora: FRANCISCO KLEDSON FIRMINO DE OLIVEIRA (FIRMX SOLUÇÕES) — CNPJ 66.986.298/0001-69

Encarregado pelo Tratamento de Dados Pessoais (DPO): Equipe de Privacidade e Governança Doclify / FirmX

E-mail direto do DPO: dpo@firmx.com.br

Canal alternativo: privacidade@doclify.com.br

Prazo de Resposta: Atendimento formal em até 15 (quinze) dias úteis, em conformidade com as diretrizes da Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD).

Política de Privacidade e Governança de Dados